SECIB, la solution digitale pour les avocats !

SECIB est un éditeur de solution logiciel et plus largement d’environnement numérique destiné aux avocats. Après avoir équipé environ 3 600 cabinets français, 180 cabinets belges et une quinzaine au Luxembourg, SECIB souhaite répondre plus précisément encore aux attentes spécifiques des avocats luxembourgeois tant au niveau des fonctionnalités proposées qu’en matière d’hébergement des données. Grâce au partenariat avec Rcube Professional Services, les données des avocats luxembourgeois seront ainsi hébergées sur un Cloud luxembourgeois sécurisé et certifié PSF.

Il s’agit d’un partenariat entre deux sociétés qui partagent les mêmes valeurs :

• La culture du client : la volonté de répondre parfaitement à leurs besoins
• La culture du produit : la recherche continue de solutions innovantes mais surtout qui apporte une vraie valeur
• La recherche de proximité grâce désormais à la présence de SECIB au Luxembourg

Le 15 juin dernier, lors du webinaire consacré à la démonstration du logiciel, SECIB a expliqué quelques fonctionnalités principales.

La gestion des emails

Outre le besoin de s’assurer que leurs données soient sécurisées et sur le sol national, les avocats ont besoin d’une solution qui leur permette de suivre leurs dossiers en toute simplicité afin de pouvoir avoir accès à l’entièreté des dossiers en temps voulu.

La solution a été développée en fonction des us et coutumes des avocats. Effectivement, qui ne commence pas sa journée de travail par consulter sa boite emails ? C’est en partant de ce constat que SECIB a développé un panneau de rattachement avec Outlook permettant un grand nombre de fonctionnalités, mais aussi une collaboration maximale avec l’ensemble des membres du cabinet.

Grâce à l’intelligence artificielle, SECIB optimise la gestion du temps initialement dédiée à la manipulation de données informatiques, en proposant spontanément le ou les dossiers dans lequel(s) l’information pourrait être pertinente.

 

• En consultation de la boite email :
  • Rattacher un courriel avec un dossier
  • Trier, renommer un mail, une pièce-jointe
  • Choisir de sauvegarder uniquement une pièce-jointe ou le contenu d’un mail
  • Ajouter des précisions dans le champ « commentaire » afin qu’une personne tierce puisse traiter un point du dossier
  • Classifier les mails selon un statut : à lire, à corriger, à valider, …
• A la rédaction d’un email :
  • Le joindre automatiquement au dossier
  • Convertir un document en PDF au moment de son envoi par mail
  • Accéder à tous les contacts d’un dossier dans SECIB afin d’optimiser l’envoi des mails
• Ajout de réunion Teams directement dans l’agenda et le dossier concerné

L’interface SECIB

Toujours dans une optique d’optimisation du temps consacré aux différentes tâches liées au pilotage d’un cabinet d’avocats, la solution SECIB présente en page d’accueil de nombreuses informations, paramétrables selon les besoins et les accès de chacun.

Ainsi, à partir de l’écran d’accueil, un avocat peut visualiser sur un même écran des informations sur des dossiers en cours, des informations comptables ou financières, le nombre de documents présents dans son parapheur, les tâches planifiées pour le jour J ou les jours à venir, des raccourcis vers les dossiers récemment ouverts, … Les collaborateurs du cabinet, pourront bien évidemment avoir des accès limités à cette vue, pour ne contenir aucune information financière par exemple ; l’écran et les accès sont bien évidemment paramétrables en fonctions des profils de chacun.

Les informations de facturation sont consultables pour l’entièreté des activités du cabinet, ou à partir d’un dossier client spécifique. Ceci permet de consulter à tout moment le montant facturé, le montant à facturer, les débours, le montant payé, …, pour un dossier ou pour l’ensemble du cabinet sur une période donnée.

Toujours dans la partie financière / comptable, le service de paiement par carte bancaire permet aux clients de régler plus rapidement les factures et ainsi optimiser la gestion de la trésorerie.

La gestion des contacts

La gestion des contacts d’un cabinet d’avocats est primordiale, afin, notamment, que chaque intervenant puisse contacter les personnes impliquées dans un dossier. La solution SECIB assure une gestion efficace des doublons, tout en permettant d’attribuer des informations différentes pour une même personne en fonction du contexte dans lequel elle fait appel aux services de l’avocat (cadre privé, professionnel ou associatif, …)

L’intelligence artificielle

Si certains avocats la craignent, par peur qu’elle ne les remplace, l’intelligence artificielle est présente et permet d’assister toutes les recherches dans la base documentaire. Avec le moteur IGed intégré, l’accès à l’ensemble de vos documents et modèles est fait de manière précise. Il est possible par exemple d’effectuer une recherche telle que « trouve-moi tous les contrats de bail » et le moteur de recherche s’exécute. Enfin, le presse-papier intelligent permet de collecter toutes les clauses pertinentes et de les copier dans votre document final.

La prévisualisation

Le prévisualisateur de document permet de gagner un temps considérable lors de la recherche d’une pièce dans un dossier. En effet, grâce à cet outil embarqué, un seul clic sur le document permet d’en visualiser son contenu sans à avoir à ouvrir ledit document.

La version SECIB Néo apporte une vraie valeur ajoutée pour les clients mais aussi pour l’image technologique renvoyée grâce à un espace extranet à l’image de celui d’une banque par exemple, qui est mis à disposition pour les clients du cabinet afin d’échanger des documents ou informations de manière bien plus sécurisée et instantanée.

La solution SECIB, qui bénéficie de l’importante expérience du groupe SECIB – Septeo, est construite autour du besoin des avocats pour leur faciliter la gestion quotidienne de leur cabinet et de leurs dossiers.