Pourquoi utiliser Microsoft Teams, cette application tout-en-un pour votre entreprise ?

À l’heure actuelle, en raison d’une diversité des besoins, des compétences, des générations et des personnalités au sein d’une même entreprise, il est primordial de mettre à disposition de vos employés des outils adaptés, prenant en compte les modes de travail propres aux différentes générations. Pour ce faire, bon nombre d’applications regroupant différents outils de collaboration en un seul et même endroit, se sont développées.

Cependant, l’une d’entre elles sort du lot, Microsoft Teams. Il s’agit d’un outil de collaboration et de communication unifié et polyvalent menant à un travail d’équipe sans précédent, grâce à une facilitation de la circulation d’informations au sein de votre entreprise.

Vous ne connaissez ou n’utilisez pas encore cette solution ? Voici 5 raisons pour l’adopter !

Une communication intra et inter-entreprise optimisée

Fini l’amas d’emails dans votre boîte électronique où il peut être difficile de s’y retrouver ! Microsoft Teams vous permet de créer des équipes et d’organiser des canaux de communication, en fonction de vos projets et sujets abordés, vous permettant de bien structurer vos différents échanges.

Que ce soit au travers d’une conversion en tête-à-tête ou d’une discussion de groupe, Microsoft Teams propose différents moyens d’échange (chat, visioconférence, appel vocal) pour rentrer en contact avec des personnes internes ou externes à votre entreprise.

De surcroît, il vous sera possible de connaître les disponibilités de vos différents interlocuteurs, grâce à la synchronisation avec leur agenda Outlook, procurant un gain de temps non négligeable.

Enfin, l’intégration du chat à d’autres produits Microsoft tels que Office et OneNote, permet d’avoir une communication efficace, où envoi de pièces jointes, prise de commentaires,… se feront sans difficulté !

 

Notre petit plus, la solution téléphonique unifiée intégrée dans Microsoft Teams

Rcarré et Rcube vous permettent de réaliser des appels vocaux en utilisant les dispositifs de votre choix (téléphone, softphone, smartphone,…), tout en conservant l’entièreté de vos paramètres existants, grâce à l’intégration des systèmes de téléphonie traditionnels (centraux téléphoniques, cloud, routage, numéro d’appel,…).

Une organisation efficace de meetings en ligne

L’organisation d’une réunion peut s’avérer être une tâche difficile. Comment faire si une personne ne sait finalement plus être présente ? Ou si les documents nécessaires au bon déroulement de la réunion n’ont pas été distribués préalablement ?

Microsoft a pensé à tout en permettant de partager toutes sortes de documents lors d’une réunion en ligne, grâce à l’accès à la messagerie instantanée. Et cela ne s’arrête pas là… En effet, des partages d’écran ou de tableau blanc (modifiable par toutes les personnes présentes lors de la réunion) sont également possibles. Enfin, en cas de besoin, le contenu de votre environnement Teams (documentations et discussions au sein des équipes et des canaux) reste disponible durant l’entièreté de la réunion.

Concernant l’absence éventuelle d’une personne, il vous est possible d’enregistrer l’intégralité d’une réunion, et d’envoyer cet enregistrement à toute personne désirant être tenue informée de ce qui a pu être dit.

Une collaboration améliorée grâce à un travail d’équipe facilité

La création d’équipes et de canaux de communication est une des fonctionnalités phares de Microsoft Teams, et cette dernière donne lieu à un travail d’équipe optimal, en raison du groupement des personnes compétentes sur un sujet/projet en particulier, leur donnant accès aux documents et outils nécessaires.

Grâce à Microsoft Teams, il vous est permis de collaborer à plusieurs sur l’élaboration d’un document, à l’aide des applications Office 365 intégrées (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint,…) et ce, en instantané. Dans la mesure où chaque document partagé dans Microsoft Teams est sauvegardé dans le cloud, les membres de l’équipe utilisent toujours la version la plus récente, sans avoir à effectuer la moindre recherche.

De plus, l’historique des conversations permet de garder la trace des décisions de l’équipe, ainsi que les divers commentaires de ces membres durant tout le déroulement du projet ou l’écriture du document.

Une efficacité des employés, même lors de leurs déplacements

Il n’est pas rare, avec la situation géographique des différentes parties prenantes (partenaires, clients,…) et l’évolution des métiers, d’avoir à travailler en dehors du lieu de travail. De ce fait, permettre à vos employés d’accéder à leurs documents à tout moment et en tout lieu entraînera une plus grande efficacité de ces derniers.

Que vous soyez au bureau, chez vous, ou en déplacement, Microsoft Teams vous permet de rester joignable et d’avoir accès aux différents fichiers conservés dans cette application. En effet, Microsoft Teams est accessible depuis n’importe quels périphériques (ordinateur, tablette, smartphone,…), grâce à son application desktop, son application mobile ou encore directement via le navigateur web (Edge, Chrome et Firefox).

La sécurité des données assurée

Bénéficiant du même niveau de sécurité que la suite Microsoft Office 365, Microsoft Teams permet de chiffrer les données contenues dans son application, ainsi que d’empêcher la transmission vers l’extérieur de données sensibles. De plus, des services de reporting et de gestion des droits sont également disponibles. Enfin, adossé au cloud sécurisé et conforme de Microsoft 365, Microsoft Teams assure une conformité de bout en bout en respectant les prescriptions de la loi HIPAA ainsi que de diverses réglementations (RGPD, HITRUST, SOC 2,…).