Ne perdez plus votre temps avec des problèmes informatiques !

Crash informatique, manque de support, panne de matériel, gestion des données,… Il peut être facile d’énumérer les problèmes informatiques vous faisant perdre votre temps. Nous vous proposons dans cet article une série de bonnes pratiques afin de réduire ces désagréments.

Quotidiennement, vous et vos employés rencontrez divers problèmes informatiques vous faisant perdre beaucoup de votre temps. Que ce soit une lenteur d’un matériel, un besoin de support, une rupture d’activité, ou encore une mauvaise gestion des informations, chaque souci engendrera une perte de temps certaine. Pour preuve, une étude américaine a montré qu’en moyenne, les employés perdent 15 jours par an pour cause de problèmes informatiques. Il en va de soi que cela touche directement la productivité et la motivation de votre équipe, engendrant une perte financière significative.

Pour pallier à cela, une méthodologie peut être appliquée :

Tout d’abord, il est souhaitable d’encourager les employés de votre entreprise à remonter les problèmes qu’ils rencontrent. Ceci, afin de pouvoir les analyser et les catégoriser. Ensuite, vous allez devoir planifier les résolutions, en fonction de la priorité que vous allez accorder à chaque problème, de leur récurrence, ainsi que de leur caractère chronophage. Enfin, vous pourrez mettre en œuvre la solution retenue, ainsi que la validation de ses résultats.

Voyons d’un peu plus près quelques pistes à envisager en fonction des catégories de problèmes rencontrés :

L’obsolescence

Un matériel informatique et/ou un logiciel peuvent perdre de leur valeur d’usage suite à une évolution technologique ou simplement suite à un arrêt de production de ce matériel. Cela aura pour répercussions une impossibilité de le réparer, de le mettre à jour, ou encore de bénéficier d’un support. Par conséquence, une entreprise peut se retrouver avec un parc informatique « obsolète » qui certes, dans certains cas, fonctionnera encore, mais qui pourra altérer sa performance et augmenter les risques de sécurité.

Pour contrer cette réalité, diverses solutions s’offrent à vous :

• Tout d’abord, il est conseillé de moderniser votre parc informatique lorsqu’il s’en avère être nécessaire. Des audits informatiques vous aideront à avoir une vision plus claire sur l’état actuel de votre parc.
• Ensuite, vous devez gérer les périphériques que vous utilisez en tenant à jour des inventaires et en réalisant des imaging.
• Enfin, il peut être intéressant de changer son mode de consommation en se tournant par exemple vers le leasing, vous permettant, par la même occasion, de répondre à la problématique de la gestion de la fin de vie des équipements.

La gestion des informations :

Gérer les différents documents et informations que nous avons à notre disposition peut s’avérer être une tâche difficile ! Heureusement, de nombreux outils sont là pour nous épauler :

Outlook

L’outil Outlook va vous permettre, entre autres, de gérer votre messagerie ainsi que de centraliser les informations de vos différents contacts.

• Messagerie : La plupart d’entre vous ont à gérer un nombre incalculable d’emails. Il est dès lors conseillé d’utiliser la matrice Eisenhower afin de classer les emails en fonction de leur urgence et de leur importance.
• Contacts : Au cours de votre carrière, il est à prévoir que vous allez rencontrer de nombreuses personnes que ce soit à travers des réunions, des événements, ou encore des séminaires. Il est important de tenir à jour votre carnet de contacts, en cas d’un besoin futur, ce que va permettre Outlook en centralisant les différentes coordonnées de vos rencontres.

Teams 

Microsoft Teams est un outil de collaboration et de communication unifié et polyvalent facilitant la circulation des différentes informations au sein d’une entreprise.

• Les voleurs de temps : Les nombreuses interruptions (coup de téléphone, email, question d’un collègue,…) que vous vivez tous les jours vous font perdre un temps inimaginable. Prendre l’habitude d’utiliser le chat intégré à Teams pour questionner un collègue permettra de diminuer ces interruptions.
• La collaboration : Teams permet de travailler à plusieurs et en simultané sur un même document. Grâce à l’hébergement dans le Cloud, toute personne a accès à la dernière version dudit document.
• Équipe : En créant des équipes pour chaque projet spécifique, il vous sera possible de bien structurer les différents échanges d’informations et de documentations.

Sharefile

Sharefile est un service de partage et de synchronisation de fichiers.

• Sécurité : Sharefile vous permet de partager tous types de fichiers avec des tierces personnes (collègues, partenaires, clients,…) et ce, de manière sécurisée (gestion des autorisations, authentification multi-facteurs, effacement à distance,…).
• Mobilité : Vous aurez accès à l’ensemble de vos fichiers depuis n’importe quel endroit grâce à une simple connexion internet.

Gestion de l’IT :

Aujourd’hui, l’IT n’est pas un long fleuve tranquille. À côté du travail quotidien, s’ajoutent les demandes des employés, la résolution des problèmes, les audits, ainsi que les opérations préventives.

Afin de ne pas surcharger l’équipe IT, et d’anticiper les charges de travail, il peut être intéressant de faire appel à des experts externes pour des tâches ponctuelles, ou pour des missions plus longues. Ce choix stratégique se rencontre de plus en plus sur la partie « infrastructure », afin de s’assurer que cette dernière soit disponible, stable, et sécurisée, mais également sur la partie « support » en tant que telle (résolution de tous problèmes informatiques endéans un certain nombre d’heures, si cela est stipulé dans le contrat).

Dans le cas d’une entreprise où aucune équipe IT n’existe, il est assez fréquent que ce soit l’employé ayant le plus de connaissances en la matière qui soit responsable de tout ce qui touche au domaine de l’IT. Or, cet employé n’est pas un expert IT et cela lui rajoute une charge de travail considérable. Libérer cette ressource en s’appuyant sur un consultant informatique expérimenté s’avère être une solution efficiente.

Dans tous les cas, afin d’anticiper les pannes, il est essentiel que l’IT soit géré proactivement, grâce aux maintenances et au monitoring. Il faut également prévoir des potentielles ruptures d’activité en mettant en place, par exemple, un BCP (Business Continuity Plan). En effet, il est évident qu’avec la transformation digitale, les entreprises sont de plus en plus dépendantes de l’IT et des technologies. Dès lors, un arrêt d’activité peut être préjudiciable pour elles.