La communication multimodale des millennials

Aujourd’hui, quatre générations sont actives dans le monde du travail. Ce mixte entre fougue et expérience comporte des avantages, mais avec la venue des nouvelles générations – les «digital natives» –, les employeurs font face à de nouvelles demandes et habitudes d’utilisation des outils de l’entreprise.

Cette génération pense, vit et communique d’une tout autre manière. Ayant grandi avec l’informatique et les outils digitaux, très à l’aise avec les nouvelles technologies, les jeunes actifs utilisent très tôt la messagerie instantanée et les réseaux sociaux, en plus des autres modes de communication disponibles, essentiellement via leur smartphone. Cela fait d’eux une génération multimodale, à l’inverse des générations précédentes, plus habituées à privilégier les contacts humains.

Ceci étant, le travail intergénérationnel stimule significativement la productivité du personnel : l’expérience et le savoir-faire des seniors, l’histoire et la valeur de l’entreprise, sont vitaux, et la tendance des Millennials à s’investir pour s’entraider mutuellement, à partager leurs connaissances et à collaborer sur des projets porte dans l’entreprise des modes adaptés à l’époque et aux futurs clients.

Cette maturité de l’entreprise dans l’adoption de ces outils est même un facteur pour attirer de nouveaux talents ou clients.

Jean-Guy Roche, CEO, Rgroupe

Les «digital natives» sont naturellement plus efficaces lorsqu’ils se trouvent au sein d’une communauté. Au travail, ils attendent les mêmes expériences digitales et collaboratives. Cette maturité de l’entreprise dans l’adoption de ces outils est même un facteur pour attirer de nouveaux talents ou clients, grâce à une image d’entreprise moderne, innovante et agile.

Quels sont les challenges?

Le challenge des entreprises est de répondre aux besoins de tous avec des outils adaptés à chacun, sans ajouter de complexité ni de perte de maîtrise.

Pour pallier la masse d’e-mails et utiliser des outils modernes, des applications résidentielles sont utilisées à titre professionnel, sans l’aval des services IT. Ceux-ci créent des flux parallèles de communication et de données non sécurisés. Ce manque de contrôle engendre un risque considérable pour l’organisation.

Le second défi est d’intégrer la collaboration au sein de son équipe, simplement et intuitivement, sans tomber dans une multitude d’outils de communication indépendants (messageries instantanées, e-mails, appels, réseaux sociaux…).

L’adoption et l’adhésion passent par les clés suivantes :

• L’outil doit être simple et intuitif afin que toutes les générations puissent l’utiliser aisément.
• Les modes de communication classiques (appel et e-mail) doivent cohabiter, de manière homogène, avec les nouveaux (chat, messagerie instantanée…), pour laisser le choix aux employés d’utiliser leur(s) moyen(s) de communication souhaité(s).
• Les changements de modes de communication ne sont pas qu’internes. L’impact métier sur la collaboration avec les clients et partenaires doit être considéré dans le projet pour bénéficier d’un retour  pragmatique et immédiat avec un gain d’image, d’efficacité et de temps précieux.

Des outils maintenant matures

L’espace de travail, unifié et partagé, permet un travail d’équipe sans précédent, avec les principales fonctionnalités suivantes :

• Espace central : retrouver rapidement l’ensemble des contenus et des communications, avec un accès immédiat à un bon nombre d’outils, tels que Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, One Note, Outlook,…
• Échange instantané : communiquer, en duo ou en équipe, en publiant des annonces et en partageant des fichiers. Chaque équipe étant unique, créer un espace de travail dédié va permettre de rassembler les personnes compétentes sur un sujet en particulier, et leur donner accès aux documents et outils requis.
• Réunions, audioconférences et visioconférences : réaliser des audioconférences et visioconférences en interne ou en externe avec de multiples fonctionnalités en direct, telles que le partage de bureau, l’échange de fichiers, la prise de notes, etc.
• Partage documentaire : accéder aux documents à tout moment, en tout lieu et depuis n’importe quel appareil, et travailler à plusieurs sur ces derniers en temps réel. Pour plus de sécurité, des services de reporting et de gestion des droits sont disponibles.
• Interopérabilité avec des applications tierces : automatiser et simplifier l’usage métier. Par exemple, lorsqu’un client appelle, avoir un pop-up qui s’affiche, en proposant l’ouverture du dossier client.

INNOVATION RCARRÉ, Système téléphonique

Faites des appels voix avec le média de votre choix (téléphone, softphone, casque, mobile…) en conservant tous vos paramètres. Rcarré et Rcube ont développé une solution unifiée sur la base de Microsoft Teams, pour intégrer les systèmes de téléphonie traditionnels (centraux téléphonique, cloud, routage et numéro d’appel…). Celle-ci va permettre de conserver les habitudes d’utilisation et paramètres existants, tout en donnant la possibilité d’adopter des fonctions modernes.

Toutes ces fonctionnalités bénéficient, évidemment, d’une sécurité intégrale grâce à l’authentification multifacteur et au chiffrement des données, et respectent les réglementations telles que le RGPD, HIPAA, HITRUST…