Comment partager des documents, de manière sécurisée, sans être au bureau ?

La communication entre employés s’avère plus que jamais indispensable pour assurer la bonne conduite d’une entreprise. Les employés de tous les départements doivent en effet pouvoir partager et recevoir facilement des fichiers afin d’assurer efficacement leurs missions et ce, même lorsqu’ils travaillent à distance. Véritable levier de performance, le partage sécurisé de documents doit dès lors faire partie intégrante de la stratégie de votre entreprise !

La messagerie électronique est-elle la bonne solution ?

À l’heure actuelle, bon nombre d’entre nous utilisent encore la messagerie électronique pour faire parvenir divers fichiers aux interlocuteurs en question, alors qu’il est un fait que ce système est particulièrement la cible des cyberattaques. Il est dès lors recommandable d’utiliser des outils plus sécurisés lors de vos partages de documents, d’autant plus si ces derniers contiennent des données à caractère personnel ou confidentielles.

De plus, la masse d’emails reçus quotidiennement peut rendre la recherche d’un certain document laborieuse, ou compliquer la distinction entre la version finale d’un fichier et les précédentes versions, entravant directement la productivité de vos équipes.

Enfin, l’envoi de fichiers par email rencontre également une autre limite, celle de la taille maximale de documents à envoyer.

Et pourquoi pas les services de partage de fichiers ?

Il est désormais possible d’avoir à sa disposition des fichiers d’entreprise en un simple clic et depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, ordinateur) et ce, grâce au stockage et à la synchronisation des données sur le cloud. Des outils collaboratifs vous permettant de stocker, partager ou encore modifier en temps réel tous types de documents ont en effet vu le jour ces dernières années.

Actuellement, de nombreuses solutions gratuites de partage de fichiers, destinées au grand public, sont disponibles sur le marché. Mais celles-ci ne garantissent pas la stricte confidentialité ni un haut niveau de sécurité. Or, étant donné la valeur inestimable des données d’entreprise, il est primordial de garantir leur sécurité afin d’assurer la continuité de votre activité.

Les avantages des solutions professionnelles

L’utilisation de solutions s’adressant aux entreprises est plus que recommandée. En effet, seules les solutions professionnelles permettent une protection avancée contre le vol, la perte ou le piratage des fichiers partagés, grâce à une sauvegarde dans un environnement sécurisé et dupliqué, et à la mise en place de technologie de chiffrement et de pare-feux. De plus, ces solutions permettent un réel contrôle sur ce qui est fait avec les données grâce à la possibilité de sortir des rapports reprenant l’activité des utilisateurs et de réaliser des audits de conformité.

En outre, diverses fonctionnalités proposées permettent de renforcer la sécurité des données telles que :

• Politiques de droits d’accès aux différents documents (lire, modifier, télécharger, supprimer, temps de disponibilité,…)
• Mise en place de l’authentification à deux facteurs
• Possibilité d’effacement à distance ou de verrouillage, en cas de vol ou perte d’un matériel