Comment optimiser ses coûts IT ?

Nous le savons, le Luxembourg n’échappe pas au contexte économique difficile qu’est en train de vivre l’Europe. Le STATEC (Institut national de la statistique et des études économiques) prévoit une faible croissance de 1,5% pour 2024. Dans ce contexte, les entreprises doivent revoir leur budget à la baisse et procéder à des ajustements budgétaires adaptés à la situation d’aujourd’hui. Durant ce webinaire, Céline Dupuy, Directrice commerciale et Aurélien Viaud, CFO, vous ont livré les bonnes pratiques pour optimiser ses coûts IT !

Agir sur les consommables

Les consommables, ce sont les accessoires informatiques tels que les claviers ou les souris, ainsi que les frais d’impression, l’ensemble de la papeterie et les ordinateurs qui peuvent être considérés comme consommables et non-stratégiques.

Comment agir sur ce pôle ?

• Regroupez les achats : lorsque nous achetons à l’unité, nous n’avons pas les mêmes conditions que les achats en lots. En faisant appel à un prestataire informatique tel que Rcarré, vous bénéficiez des meilleurs prix.
• Réduisez la consommation : utiliser des plateformes comme Rsign (signatures électroniques), vous diminuez les impressions, les frais d’envoi… La signature électronique vous permet une meilleure mobilité, une rapidité d’action et une accessibilité pour tous. Vous pouvez également faire appel à Canon pour rationaliser votre parc d’imprimantes et paramétrer le mode d’impression sur le réseau. Aussi, le badge printing vous permet de ne plus gaspiller de papier inutilement. En plus, vos documents sont conservés en toute sécurité.

Agir sur l’énergie

Dans certains cas, le matériel informatique consomme énormément. Il est donc indispensable d’optimiser ce poste. Prenons l’exemple d’une machine à laver pour 4 personnes. Sur un an, et à hauteur de 198 cycles, votre machine aura une consommation moyenne de 101kWh. Alors que sur cette même année, votre ordinateur aura une consommation moyenne de 250kWh s’il tourne tous les jours pendant 8h.

Le plus cher dans l’informatique restent donc les frais d’électricité et la consommation liée au refroidissement des serveurs. Alors comment agir sur ces pôles ?

• Eteignez vos appareils plutôt que de les mettre en veille
• Equipez-vous de matériel nouvelle génération, moins consommateur d’énergie
• Utilisez des multiprises avec interrupteur
• Installez vos serveurs dans des datacenters (l’espace y est rationalisé et LuxConnect utilise de l’énergie verte dans ces datacenters)

Agir sur les télécommunications

Les télécommunications, ce sont les coûts liés à votre ligne téléphonique, ligne Internet et leur consommation. Pour réduire ces coûts, basculer vers la Voice over IP semble être la solution adéquate, d’autant que les lignes cuivre disparaitront définitivement en Europe d’ici la fin de l’année 2023.

Mais quels sont les avantages de cette VoIP ?

• Vous n’avez plus qu’un seul câble pour connecter votre téléphone à l’ordinateur,
• Vous avez une plus grande mobilité, votre téléphone vous suit partout !
• Vous êtes joignables partout et tout le temps grâce au softphone (téléphonie par Internet)
• Vous diminuez vos coûts de communication !

Concrètement, comment agir sur les télécommunications ?

En faisant un audit de vos communications, vous permettez :

• De mettre en lumière les postes devenus obsolètes,
• D’identifier les centres de coûts les plus importants,
• De définir vos besoins réels et donc d’adapter les solutions en place,
• De trouver des alternatives efficaces et autonomes.

Adopter la digitalisation

La digitalisation est, par définition, un procédé qui vise à transformer les processus traditionnels, des objets, des outils ou encore des professions par le biais de technologies afin de les rendre plus performantes.

Cette digitalisation, maintenant bien présente dans les entreprises, vous offre plusieurs avantages pour l’optimisation de vos coûts :

• Productivité accrue
• Réduction des coûts opérationnels
• Analyse des données facilitée
• Communication simplifiée
• Attractivité et développement des compétences

Rcarré-Rcube peut vous accompagner dans la mise en place de solutions adaptables à vos besoins. Nous proposons, par exemple :

• Oodrive est un outil de partage documentaire qui facilite la collaboration entre collègues et qui permet gestion du versioning, sécurité des données et accessibilité pour tous partout et tout le temps.
• Rsign est un outil de signature électronique qui réduit le délai des signatures et qui permet un taux de conclusion de contrats plus élevés. Signez où et quand vous voulez !
• Les formations digitales permettent, quant à elles, plus de formations accessibles pour tous, un gain de temps et d’argent et une plus grande flexibilité pour les employés qui suivent les formations où et quand ils le peuvent.
• Qlik est un tableau de bord qui permet une analyse des données des différents services afin d’obtenir des résultats automatisés pour une prise de décision facilitée.

Mais il existe beaucoup d’autres exemples de solution pour la digitalisation, possibles en fonction du métier et des tâches à digitaliser !

Agir sur les coûts de support

L’informatique est un pôle essentiel dans les entreprises. Mais ce n’est pas forcément votre cœur de métier. Pour optimiser les coûts de manière optimale, il vous faut bien comprendre les différents défis auxquels le support doit faire face :

• Evaluer la charge de travail

Pour répondre au mieux aux besoins des clients, vous devez recruter des techniciens et/ou des développeurs compétents et adaptés aux services proposés. Mais il n’est pas toujours nécessaire d’avoir une personne à temps plein si la charge de travail ne le permet pas. Rcube peut vous accompagner dans la mise en place en interne d’un technicien sous contrat pour une durée déterminée ! Ainsi, vous bénéficiez d’un prestataire de confiance, tout en optimisant vos coûts !

• Considérer la continuité des services en cas d’absence de votre informaticien ! Entourez-vous d’un support efficace et prêt à répondre aux besoins nécessaires ! N’oubliez pas qu’un support compétent permet à vos employés d’être plus efficaces et donne à vos clients et partenaires une image organisée et positive de vos services !

Optimiser sa trésorerie

L’avant dernier pôle et pas des moindres, la trésorerie ! Pour optimiser au maximum votre trésorerie, nous vous conseillons de vous diriger vers une solution de leasing qui présente plusieurs avantages :

• Le leasing financier ou opérationnel permet de réduire votre taux d’endettement et de présenter un bilan positif puisqu’il n’est pas inscrit dans votre bilan.
• Lisser le financement sur 12 à 60 mois est possible avec notre partenaire EMG. Besoin d’infos ? Contactez-nous !
• Le Sales&rent back vous permet de refinancer vos équipements déjà livrés !

Donc pas d’inquiétude si votre matériel et vos équipements coûtent trop chers, le leasing vous offre la possibilité d’optimiser vos dépenses au maximum !

Se prémunir en matière de cybersécurité !

Les attaques coûtent chères. Saviez-vous que le phishing représente 2/3 des sources d’attaques en 2023 ? 1114 cyber-incidents ont été enregistré en 2020. Parmi les victimes, 54% sont des particuliers, 24% sont des entreprises du secteur financier, 12,5% sont des institutions et 9% des industries.

Investir dans la cybersécurité pour dépenser moins.

Notre équipe Rsecure peut vous accompagner dans l’analyse de votre situation actuelle et dans la mise en place d’actions concrètes pour protéger votre entreprise ! N’hésitez pas à contacter notre équipe Rsecure !

Vous l’aurez compris, pour optimiser vos coûts, vous pouvez agir sur un certain nombre de pôles. Mais en plus des coûts, améliorer et adapter ces services vous permettront une meilleure organisation et ainsi véhiculer une image positive et compétente. Si vous avez une question ou que vous souhaitez plus d’informations, n’hésitez pas à contacter notre Directrice commerciale, Céline Dupuy, par mail à cdupuy@rcarre.com ou par téléphone au +352 31 71 32 294 !

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